私を幸せにするライフスタイル BONITA message ~ いろいろな女性が自ら発信するコラム型WEB
私を幸せにするライフスタイル BONITA message
2008.10.22.更新
  • この記事をはてなブックマークに登録する
  • この記事をGoogleブックマークに登録する
  • この記事をYahoo!ブックマークに登録する
  • この記事をlivedoor clipに登録する
  • この記事を@nifty クリップに登録する

■ 女を磨くマナー講座vol.2:ビジネスシーンでのメールマナー

仕事のスピード、信頼関係にも大きく影響

社会人になると必ず発生してくるのがビジネスメールのやりとり。
職種によっては、一日に何十本というメールを作成・送信する方もいるでしょう。

このビジネスメールにも様々なマナーが存在します。
そしてこのメールのマナーは、仕事を円滑に進めるためにはとても重要なもの。メール一本で、取引先や関係者との信頼度も仕事を進めるスピードも大きく変わってくるのです。

今回は、最低限でも知っておきたい「ビジネスメールマナー」について、学んでみましょう。

用件が一目瞭然のタイトルを心がける

あなたが、仕事上でのお付き合いが始まってまだ日が浅い相手にメールを送るとき。

件名にもしっかり気を配っていますか?

件名を見ただけでも相手が何の用件のメールかを判断できるように「●月●日、会議提出用資料」など日付なども交えた明確なタイトルを付けるように心がけましょう。

そうすれば、少し日がたって相手がメールを探す状況が発生したときに、非常に助かります。

返信の際にも細やかな気配りを

もし連絡を取るのが久しぶりという相手には、いきなり用件からは入らずに簡単な季節の挨拶なども添えましょう。相手の近況などもさりげなく伺う文面なども加えると、親近感を漂わせることができます。

しかし、いくら仲良くなりたいとは言えども、あくまでもビジネスシーンです。件名や本文に顔文字やデコレーションなどをつけるのはNGです。


いただいたメールにはできるだけ早めに返信をしましょう。
もし遅くなってしまいそうな場合は、電話を入れても良いのですが、内容によってはその後改めてメールを送るようにしましょう。メールは、その人と、いつどのようなやりとりを行ったかを書面で記録しておくための大切なツールでもあります。「先ほどお電話でお話させていただいた件ですが、改めてメールさせていただきます。」というメールを一本入れておくと印象がアップしますね。

返信する際に、いただいたメールの内容を引用しながら話を進める場合は、引用文の文頭には「>」を付て差別化しましょう。

開封通知メールの使用にも注意!

開封通知メールをご存知ですか?
自分が送ったメールが、相手に何時何分に開封されているかを通知してくれるシステムです。
とても重要なメールを送った場合、相手がちゃんと開封してくれるか不安でこの方法を使ってしまう人もいるようですが、実はこの行為もあまり推奨できるものではありません。

許可なしに、その人の行動をチェックすることになりますからね。

どうしても心配な場合は電話でさりげなく念を押す程度にしましょう。

細やかな配慮と礼儀を常に意識しましょう

ファイルを添付させるときにも、相手への配慮が必要です。

容量が重いものを添付する際にはきちんと圧縮をかけて送りましょう。添付ファイルに使用するソフトも、相手が確実に開くことができるように、一般的なソフトを使うように。

以上、たかがメールといえども、実に細かいマナーが存在します。対面で会話をするのとは違って、メールはお互いの表情が見えませんので、文面や形式によって誤解を与えてしまうこともあるかもしれません。

仕事を円滑に進めるためにも、細やかな配慮と礼儀を常に意識するようにしましょう!
  • この記事をはてなブックマークに登録する
  • この記事をGoogleブックマークに登録する
  • この記事をYahoo!ブックマークに登録する
  • この記事をlivedoor clipに登録する
  • この記事を@nifty クリップに登録する
最近の記事
04.14.
女を磨くマナー講座vol,10:たまには手紙を書いてみませんか?
すっかりメール文化が普筆跡や便箋の選び方など、メールと違って手紙からは書き手の人柄や真心が伝わります。ご無沙汰している友人への季節の挨拶や、何かをいただいたときのお礼状など、手紙を活用してみましょう。
03.06.
女を磨くマナー講座vol,9:始めてみましょう!四季の挨拶
四季の挨拶、最近はメールで済ませる人も多くなっているのだとか。しかし、日頃から本当にお世話になっている人達には、相手が心から喜んでいただけるような贈り物をしたいですよね。
02.27.
女を磨くマナー講座vol,8:今更聞けない?冠婚葬祭マナー
年齢を重ねるごとに増えていく、冠婚葬祭への参加。服装やご祝儀や香典の渡し方など、冠婚葬祭にはそれぞれ独特のしきたりが存在します。
02.13.
女を磨くマナー講座vol,7:パーティでのマナー
最近は結婚式がカジュアル化した立食形式のレストランウエディングなども増えてきています。このようなシーンでよりスマートな振る舞いができるよう、パーティでのマナーもきちんと身に付けておきましょう!
01.30.
女を磨くマナー講座Vol,6:彼の実家に招かれたときのマナー
付き合っている恋人との期間が長くなれば、ある日彼のご実家に招待されることがあるかもしれません。そんなときに避けられないのが彼の両親とのご対面。
WRITERS NOTE
【NAME】中野 有子
頑張る女性たちの「しあわせ」をお手伝いしたい! マナー講師の資格を生かして、主に「ワーク」と「ビューティ」のカテゴリーを担当します。
<< 2019年11月 >>
12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930